Data fra it-systemer, som der er truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) til offentligt arkiv senest før sletning eller når data går ud af administrativ brug.
Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelsesform
Kommuner og regioner skal aflevere arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares, til et offentligt arkiv. Arkivalier, der er omfattet af lov om personoplysninger, vil typisk være elektroniske journaler, ESDH-systemer eller registre/fagsystemer. Afleveringen skal ske senest på det tidspunkt, hvor de pågældende oplysninger ellers skulle slettes af kommunen.
Et offentligt arkiv kan enten være Statens Arkiver eller et offentligt arkiv, som er oprettet af én eller flere kommuner med henblik på at opbevare og stille kommunale arkivalier til rådighed. Læs mere om oprettelse af offentlige arkiver her:
Uanset hvilket arkiv kommunen/regionen vælger at aflevere til, skal nedenstående lovgivning overholdes.
Alle arkiveringsversioner skal efter 31.12.2011 afleveres bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner. Myndigheder, som har opnået dispensation fra Rigsarkivaren, kan dog forsat anvende den tidligere bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004.
(anvendelse kræver dispensation fra Rigsarkivaren)
