Kommunale/regionale myndigheder må ikke slette/kassere data i it-systemer uden bemyndigelse fra Statens Arkiver.
For kommuner og regioner udsteder Statens Arkiver bekendtgørelser for hvilke systemer, der skal bevares data fra og som skal afleveres til offentligt arkiv i form af arkiveringsversioner.
Rigsarkivaren fastsætter nærmere bestemmelser om bevaring og kassation af offentlige arkivalier jf. arkivbekendtgørelsens §5. På det kommunale område fastsættes bestemmelserne efter drøftelse med de kommunale parter.
Statens Arkiver har i samarbejde med de kommunale parter udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation til kommunerne. Der er følgende bestemmelser:
Bestemmelserne opregner de arkivalier, som alle kommuner umiddelbart skal bevare, også når arkivalierne ikke længere er i retslig eller administrativ brug. Det står kommunerne frit for at bevare flere systemer end dem, der er bestemt til bevaring.
For institutioner, som kommunerne har overtaget fra amterne, gælder nedenstående amtsbestemmelser forsat:
Statens Arkiver har i samarbejde med Danske Regioner udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation til regionerne. Bestemmelserne opregner de arkivalier, som alle regioner umiddelbart skal bevare, også når arkivalierne ikke længere er i retslig eller administrativ brug.
