Data fra it-systemer, som Statens Arkiver har truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) ca. en gang hvert 5. år.
Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner.
Der holdes et møde mellem Statens Arkiver og myndigheden, hvor dataindhold og dokumentationen af arkiveringsversionen aftales. Der drøftes en tidsplan for det videre forløb
Statens Arkiver udsteder på baggrund af drøftelserne en afleveringsbestemmelse, som specificerer indholdet i arkiveringsversionen samt fastsætter afleveringstidspunktet
Myndigheden indsender dokumentation til Statens Arkivers godkendelse
Myndigheden eller dennes leverandør udtrækker data fra systemet og producerer en arkiveringsversion i henhold til afleveringsbestemmelsen og bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner
Myndigheden eller dennes leverandør tester arkiveringsversionen med Ada, Statens Arkivers testprogram
Myndigheden afleverer arkiveringsversionen til Statens Arkiver. Arkiveringsversionen skal sendes anbefalet eller overbringes personligt med følgende modtager og adresse:
Rigsarkivet,
Diark, Testværkstedet,
Rigsdagsgården 9,
1218 København K
Der må IKKE angives navn på sagsbehandleren som attention.
Statens Arkiver kvitterer for arkiveringsversionen og overtager herefter ansvaret for behandlingen af data.
Statens Arkiver tester arkiveringsversionen og godkender den, når alle bestemmelser er overholdt
Bekendtgørelse om arkiveringsversioner fastsætter hvilke formater, struktur mv. data og dokumentationen skal arkiveres i:
Vejledningen til bekendtgørelsen uddyber og eksemplificerer bekendtgørelsesteksten, som gennemgås punkt for punkt. Vejledningen opdateres med jævne mellemrum.
Vejledning til aflevering af dokumenter fra it-systemer til Statens Arkiver. Vejledningen beskriver hvordan afleveringen af dokumenter fra it-systemer håndteres. Vejledningen er baseret på bekendtgørelse 1007, men kommer også med gode råd om håndtering af dokumentarkivet samt beskrivelse af hvilke filer, som altid må kasseres.
Eksemplet viser hvordan et simpelt it-system med dokumenter vil se ud i en arkiveringsversion, som følger bekendtgørelse 1007. Eksemplet er pakket i en zip-fil og har arkiveringsID´et: AVID.SA.18000.
I arkiveringsversionen skal indgå indexfiler til beskrivelse og dokumentation af arkiveringsversionen. Der er udarbejdet programmer til produktion af disse filer:
I arkivbeskrivelsesfilen indgår en opmærkning af koder fra Den FællesOffentlig ReferenceMode (FORM). Læs mere om FORM og find koder på modellens hjemmeside:
I en arkiveringsversion produceret efter bek. 1007 af 20. august 2010 skal der indgå en række indexfiler. Til validering af indexfilerne skal der indgå nogle skemaer i arkiveringsversionen. Skemaer kan downloades fra her:
I arkiveringsversioner af geodata (gml), skal der indgå nogle særlige skemaer, en ekstra tabel mv.. Dette materiale er pakket i en samlet zipfil, hvor der også indgår en vejledning til placering af materialet i arkiveringsversionen.
Ada, Statens Arkivers testprogram, kan anvendes til test af arkiveringsversionen inden den afleveres til arkivet, så fejl og mangler fanges inden aflevering.
