Indberetning af overførsel af arkivalier 

Når myndigheder afgiver eller modtager sagsområder/ressortområder fra andre myndigheder, følger sager, registreringer og it-systemer som oftest med.  

Statslige myndigheder skal indberette ændringer i deres arkivaliebestand til Statens Arkiver. Følgende skal indberettes i henhold til cirkulære nr. 195 af 20. november 2001 om myndigheders indberetning til Staten Arkiver:

  • Modtagende myndighed skal indberette overførsel af arkivalier fra andre statslige eller fra kommunale myndigheder (§3).

  • Afgivende myndighed skal indberette en påtænkt overførsel af arkivalier til kommunale myndigheder (§4).
    Bemærk, at overførsel af arkivalier til kommunale myndigheder skal indberettes før overførslen finder sted. 

  • Afgivende myndighed skal indberette udlån af statslige arkivalier til private (§5).

Hvad skal indberettes?

Overførsel af it-systemer skal indberettes, såfremt systemet i sin helhed overføres.
Overførsel af data i form af udtræk (kopi) skal ikke indberettes. Data, som er omfattet af udtrækket, må ikke slettes i systemet uden Statens Arkivers bemyndigelse.

Væsentlige ændringer i registreringssystematik og anvendelsesområde i elektroniske journalsystemer og ESDH fx i forbindelse med ressortomlægninger, skal anmeldes i henhold til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af elektroniske journaler og elektroniske dokumenthåndteringssystemer

Læs mere om anmeldelse og godkendelse af e-journaler og ESDH


Overførsel af originale papirarkivalier skal indberettes under alle omstændigheder. Udlån til andre offentlige myndigheder og udlevering af kopier af papirarkivalier skal ikke indberettes. Udlån af originale papirarkivalier til private (herunder selvejende) institutioner skal indberettes.

Sådan indberetter du overførsel/modtagelse af arkivalier:

  1. Udfyld anmeldelsesblanketten og tryk send.

  2. Statens Arkiver kvitterer for modtagelse af anmeldelsen og kontakter dig, hvis der fx skal træffes aftale om den kommende brug af et ESDH-system eller lignende. 

Lovgivning

Indberetningspligten fremgår af: 

Cirkulære nr. 195 af 20. nov. 2001 om myndighedernes indberetning til Statens Arkiver


Blanketter til indberetning

Elektroniske arkivsystemer

Indberetning om afgivelse/modtagelse af IT-systemer til anden myndighed

 

Papirarkivalier

Indberetning om afgivelse/modtagelse af papirarkivalier til anden myndighed

Spørg om bevaring og kassation, aflevering mv.

Fandt du ikke svar på dit spørgsmål?

Spørg arkivaren