Statens Arkiver iværksatte i perioden 2005-2008 et udviklingsprojekt, der udviklede programmer til at stille elektronisk indsamlede data fra offentlige myndigheder til rådighed for brugere på Statens Arkivers læsesale.
Dette arbejde resulterede i søgemaskinen Sofia, der er en sammentrækning af Søg Og Find I elektroniske Arkivalier.
Statslige og regionale myndigheder har siden 1970erne produceret en stadig stigende mængde data i elektroniske systemer, dvs. data fra journalsystemer, elektroniske registre samt audiovisuelle data. I dag er størstedelen af oplysningerne, som statslige og regionale myndigheder producerer, lagret i elektronisk format.
Statens Arkiver har løbende indsamlet data og dokumentation fra disse myndigheder. Indsamlingen foregår ved at myndighederne afleverer såkaldte systemuafhængige arkiveringsversioner til Statens Arkiver, hvorved man gemmer dataindholdet fra de oprindelige systemer, men uden den applikation eller det program, som data oprindeligt er skabt i.
For at brugere med blot et grundlæggende kendskab til databehandling og databaser kan få indblik i de afleverede data, er det derfor nødvendigt at genskabe noget af den funktionalitet, som var i de oprindelige applikationer, f.eks. muligheden for at foretage søgninger, lave opslag i en journalplan etc.
Søgemaskinen Sofia er et værktøj til søgning og fremvisning af oplysninger i de afleverede elektroniske systemer. Brugere på Statens Arkivers læsesale har via Sofia mulighed for selv at søge og få fremvist data fra journalsystemer, Elektronisk Sags- og Dokumenthåndteringssystemer (ESDH) og registre.
I forbindelse med den videre udvikling og implementering af Sofia er Sofiagruppen blevet nedsat.
Sofiagruppens arbejde består i at sikre den fortsatte Sofia-systemudvikling med udarbejdelser af idéoplæg, analyser og kravspecifikation, udvikling og test af systemet, samt at understøtte den organisatoriske og tekniske implementering.
Foreløbig kan eksterne brugere kun anvende Sofia på Statens Arkivers læsesale, men på sigt er det meningen at Sofia skal kunne tilgås via Internettet.
Kontaktinformation
Vil du vide mere om tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier, kan du kontakte sektionsleder Anders Sode-Pedersen på telefon 41 71 72 98 eller e-mail asp@sa.dk.
