Statens Arkiver tilstræber generelt, at al skriftlig kommunikation foregår elektronisk.
Skriftlig kommunikation med andre offentlige myndigheder skal derfor ske elektronisk. Fremsendelse på papir bør kun ske, hvor elektronisk fremsendelse ikke er mulig.
Kravet omfatter kun offentlige myndigheder. Borgere og virksomheder kan frit vælge mellem elektronisk kommunikation og almindelig brevpost.
Leverandører til Statens Arkiver er dog forpligtet til at anvende elektronisk fakturering.
Statens Arkiver vil derfor ved henvendelser til offentlige myndigheder, som udgangspunkt, anvende elektronisk kommunikation.
Statens Arkiver vil endvidere, hvor det er administrativt hensigtsmæssigt, kommunikere elektronisk med borgere og virksomheder, som selv har indledt en elektronisk kommunikation. Statens Arkiver betragter elektroniske henvendelser som et samtykke til videre elektronisk kommunikation. Brevpost, hvor e-mail adresse fremgår af brevpapiret eller af teksten, betragtes ligeledes som samtykke til elektronisk kommunikation i den givne sag.
Brevpost kan stiles til hovedadresserne eller, ved elektronisk kommunikation, til Statens Arkivers e-hovedpostkasser, hvilke alle kan håndtere sikker e-mail.
Fortrolige og følsomme personoplysninger eller anden fortrolig information skal altid kommunikeres fortroligt (krypteret) med sikker e-mail eller, hvis dette ikke er muligt, med almindelig brevpost.
Meddelelser og dokumenter, hvor der skal kunne opnås bevis for at korrespondancen kommer fra afsender, at korrespondancen ikke er ændret undervejs, og at afsenderen ikke kan nægte at have sendt korrespondancen, skal ligeledes kommunikeres med sikker e-mail (signeret) eller, hvis dette ikke er muligt, med almindelig underskreven brevpost.
