Produktionsnotat

Omhandler migrering af data fra driftsversion af [SYSTEMNAVN] til arkiveringsversion

Produktionsnotat skal udarbejdes af den, der er ansvarlig for den tekniske migrering af data fra drifts- til arkiveringsversion.

Et produktionsnotat er et notat, der adresserer og dokumenterer en række problemstillinger der er identificeret i forbindelse med tilblivelsen af arkiveringsversionen.

Formålet med produktionsnotatet er blandt andet:

At dokumentere den migrering der er foretaget ved tilblivelsen af arkiveringsversionen.

At adressere spørgsmål/emner ved den tekniske struktur af data, som kan være relevant ved genanvendelse af data.

At få dokumenteret eventuelle fejl og mangler der er fundet i forbindelse med egen test.

Der afhænger af den enkelte arkiveringsversion, hvad et produktionsnotat indeholder.

Nedestående bedes udfyldt inden arkiveringsversionen afleveres til Rigsarkivet. Det bemærkes desuden, at et produktionsnotat kun kan besvare en håndfuld emner i forhold til, hvad der opleves og meldes tilbage på, når en arkiveringsversion skabes og testes. Det er derfor ikke en udtømmende liste og myndighed/leverandør opfordres til at tilføje relevante emner. Listen kan opdateres efter aftale mellem arkivar og afleverende myndighed.

Et fyldestgørende produktionsnotat vil ikke nødvendigvis føre til en godkendelse hos Rigsarkivet. Det er et værktøj til at sikre, at relevante problemstillinger og emner bliver adresseret i det indledende arbejde med migreringsforløbet, såvel som at beslutningerne omkring disse bliver dokumenteret - både for det videre arbejde med arkiveringsversionen såvel som for fremtidig brug.

Vær opmærksom på, at afvigelser der kræver dispensation skal drøftes med og godkendes af Rigsarkivet forud for aflevering.

Indhold

1. Generelle kommentarer til arkiveringsversionens tilblivelse	3

2. Indeksfiler	3

3. Tabeller	4

3.1 Tabeller uden relation til andre tabeller	4

3.2 Tomme tabeller	4

3.3 Generelt om primær- og fremmednøgler	5

3.4 Kodede værdier	5

3.5 Datatyper og dataindhold	5

3.6 Bitemporale data	6

3.7 Andet i forhold til arkiveringsversionens tabeller	6

4. Filer	7

4.1 Ulæselige filer eller filer af dårlig kvalitet	7

4.2 Dokumenter der ikke relaterer sig til tabeldata	7

4.3 GML	7

4.5 Andet i forhold til arkiveringsversionens dokumenter og filer	8

5. Andet	8

1. Generelle kommentarer til arkiveringsversionens tilblivelse

Er der noget generelt at bemærke omkring arkiveringsversionens tilblivelse? Er der eksempelvis oprettet tabeller udelukkende til brug i arkiveringsversionen? Er der noget særligt at bemærke omkring afleveringsmodellen?

☐ Intet at bemærke

Udfyld… Eksempel: Konverteringen er gået gnidningsfrit

2. Indeksfiler

Er der nogle særlige forhold at dokumentere omkring de forskellige indeksfiler i arkiveringsversionen? Information om hvad der skal indgå i de forskellige indeksfiler fremgår af bek. 128, pkt. 4. C og 6. A, 6. B, 6. C og 6. D.

☐ Intet at bemærke

Indexfil	Note
docIndex
fileIndex
tableIndex

3. Tabeller

De generelle regler om datastruktur i bek. 128 fremgår i pkt. 3.B, 4. A samt 4. C. 5.a

3.1 Tabeller uden relation til andre tabeller

☐ Intet at bemærke

Tabelnavn(e)
Hvorfor er den/de medtaget? Er de bevaringsværdige? Det skal bemærkes, at for it-systemer og forskningsdata, som ikke er relationelle, skal myndigheden udarbejde en relationel databasestruktur for afleveringen på 1. normalform eller højere.

3.2 Tomme tabeller

Vær opmærksom på at disse kun må medtages efter at der er givet skriftlig dispensation fra Rigsarkivet.

☐ Intet at bemærke

Tabelnavn(e)
Forklar hvorfor der er tomme tabeller i arkiveringsversionen. Som udgangspunkt må en tabel ikke være tom – medminde det faktum at de er tomme er en betydningsbærende information. Der skal argumenteres for, hvorfor tomme tabeller skal med i arkiveringsversionen - de vil potentielt problematisere fremtidig behandling (migrering, tilgængeliggørelse osv.) og så tvivl om fejl under konvertering.

3.3 Generelt om primær- og fremmednøgler

Findes der primær- og fremmednøglefejl? Hvis ja, hvorfor? Vær opmærksom på, at dette skal diskuteres med Rigsarkivet i forbindelse med aflevering.

☐ Intet at bemærke

Tabelnavn(e)
Hvorfor er der primær og/eller fremmednøglefejl?

3.4 Kodede værdier

Vær opmærksom på at disse kun må forekomme med skriftlig dispensation fra Rigsarkivet.

☐ Intet at bemærke

Følgende kolonne mangler oversættelse af kodede værdier:
Hvorfor er der kodede værdier, der ikke kan oversættes, i arkiveringsversionen? Har arkivskaber gjort alt mulig for at indsamle viden om koderne?

3.5 Datatyper og dataindhold

☐ Intet at bemærke

Kolonnenavn(e)
Hvorfor indeholder en kolonne noget andet indhold end den datatype der er angivet? Eksempelvis et dato i et string-opmærket felt.

3.6 Bitemporale data

Er Rigsarkivets anvisning for aflevering af bitemporale data fulgt, hvis systemet indeholder bitemporale data?

☐ Ikke relevant

Udfyld…

3.7 Andet i forhold til arkiveringsversionens tabeller

☐ Intet at bemærke

Tabelnavn(e)
Udfyld…

4. Filer og dokumenter

☐ Ikke relevant.

Systemet indeholder ingen filer. Vær opmærksom på at geodata, video, billeder og lyd betragtes som filer.

4.1 Ulæselige dokumenter eller dokumenter af dårlig kvalitet

Vær opmærksom på, at dette skal være drøftet med Rigsarkivet forud for aflevering.

☐ Intet at bemærke

DokumentID
Ser de originale dokumenter også sådan ud?

4.2 Filer der ikke relaterer sig til tabeldata

☐ Intet at bemærke

DokumentID
Hvorfor er det tilfældet? Hvad er det evt. gjort for at rette det?

4.3 GML

☐ Intet at bemærke.

DokumentID
Hvad er der særligt at bemærke om GML-filerne i arkiveringsversionen?

4.4 Andre formater

☐ Intet at bemærke.

DokumentID
Hvad er der særligt at bemærke om filer med andre formater end GML i arkiveringsversionen?

4.5 Andet i forhold til arkiveringsversionens dokumenter og filer (WAV, MP3, MPEG, osv.)

☐ Intet at bemærke.

DokumentID
Udfyld…

5. Andet

Eventuelt andre bemærkninger der ikke passer ind under de øvrige punkter.

☐ Intet at bemærke.

Udfyld…