Ansøg om adgang til digitale arkivalier

Hovedparten af alle arkivalier, som bliver afleveret til Rigsarkivet, har en tilgængelighedsfrist på 20 år. Du skal dog være opmærksom på, at arkivalier har en tilgængelighedsfrist på 75 år, hvis de er afleveret af en offentlig myndighed og indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold.

Arkivalier kan også være underlagt længere tilgængelighedsfrister, hvis de fx indeholder oplysninger om rigets sikkerhed, fortrolige forretningshemmeligheder eller oplysninger, der kræver særlige beskyttelseshensyn. For privatarkiver gælder der desuden særlige tilgængelighedsfrister.

Dispensation fra tilgængelighedsfristerne

Du har mulighed for at søge om dispensation fra tilgængelighedsfristerne. Her kan du læse om, hvordan du gør.

Du finder registrering af alle digitale arkivalier i Rigsarkivets samlinger ved at bruge en af vore søgeindgange:

• Søg i samlingerne. Her søger du bredt i Rigsarkivets samlinger, og ledes videre til Digidata, når du klikker på søgeresultater med digitalt skabte arkivalier.
• Digidata. Her søger du direkte i Rigsarkivets database over digitale arkivalier.

Find afleveringens relevante tabeller og variable

Det er ikke altid nødvendigt eller muligt at få adgang til en hel arkiveringsversion. I din ansøgning bedes du derfor oplyse, hvilke dele af afleveringen, du ønsker at søge adgang til.

I Digidata finder du metadata om og information om, hvad hver aflevering indeholder samt information om tabeller, variable og dokumentation.

Du kan få hjælp til at identificere de rette arkivalier

Rigsarkivet kan hjælpe dig med at identificere relevante kilder mod betaling.

• Læs om og bestil undersøgelser og ydelser.

Brug den grønne knap til at ansøge

Når du har lokaliseret den aflevering i Digidata, som du vil søge adgang til, skal du bruge den grønne knap i højre side af skærmen for at udfylde Rigsarkivets ansøgningsblanket. Den vil automatisk medtage afleveringens nummer, men resten skal du selv udfylde og beskrive.

Rigsarkivet behandler din ansøgning ud fra en konkret og individuel vurdering, hvor dit angivne formål afvejes over for de beskyttelseshensyn, som de ansøgte digitale arkivalier er underlagt ud fra arkivlovens bestemmelser.

Rigsarkivet foretager en visitation af alle indkomne ansøgninger. Hvis du ikke i tilstrækkelig grad har oplyst din ansøgning eller foretaget en præcis nok identifikation af de ønskede digitale arkivalier, vil du blive henvist til Rigsarkivets vejledninger eller til at kontakte Rigsarkivets vejledningsservice.

Alternativt kan du betale Rigsarkivet for at foretage en undersøgelse efter de ønskede digitale arkivalier for dig. Du skal dog være opmærksom på, at du ikke nødvendigvis vil kunne få adgang til at benytte arkivalier, selvom du har betalt Rigsarkivet for en undersøgelse.

Krav om at Rigsarkivet henter samtykke til arkivadgang

I mange tilfælde er Rigsarkivet forpligtet til at indhente samtykke til arkivadgang ved den myndighed, som oprindeligt har afleveret et digitalt arkiv til Rigsarkivet, eller ved relevante ressortmyndigheder.

Hvis de ansøgte digitale arkivalier er under 20 år gamle, eller hvis de er omfattet af særlige tilgængelighedsfrister, vil Rigsarkivet være forpligtet at indhente samtykke til arkivadgang ved den myndighed, som oprindeligt har afleveret de digitale arkivalier til Rigsarkivet.

Hvis de ansøgte digitale arkivalier indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er Rigsarkivet forpligtet til at indhente samtykke til arkivadgang ved Datatilsynet, før Rigsarkivet kan træffe en afgørelse.

Samtidig kan der gælde særlige regler for digitale arkivalier, som omhandler sager under strafferetsplejen eller digitale arkivalier som omhandler eksempelvis rigets sikkerhed, hvor der kan være en forlænget tilgængelighedsfrist. I nogle tilfælde vil fristforlængelser for de enkelte arkiveringsversioner være noteret i DigiData.

Vilkår for benyttelse

Hvis du får adgang til at benytte digitale arkivalier, som stadig er underlagt arkivlovens tilgængelighedsfrister, vil det i udgangspunktet altid ske på en række vilkår for, hvordan arkivalierne må benyttes.

Almindeligvis må du fx ikke dele oplysninger om personers private forhold med andre eller kontakte de personer, som er nævnt i arkivalier, ligesom det almindeligvis er påkrævet, at du sletter eventuelle oplysninger efter endt brug.

Vilkår fastsættes altid efter en konkret vurdering og tilpasses det formål, du har angivet i din ansøgning. Du skal oftest skrive under på, at du vil overholde fastsatte vilkår, før du kan få udleveret data.

Lovgivning

Tilgængelighedsreglerne for offentlige arkivalier er fastsat i arkivlovens kapitel 6, mens reglerne for private arkivalier fremgår af arkivlovens kapitel 11.

• Se arkivloven på retsinformation.dk

Når du har indsendt en ansøgning til Rigsarkivet, vil du få skriftligt svar. Rigsarkivet sender som udgangspunkt svar på din ansøgning via Digital Post. Rigsarkivet vil i den forbindelse foretage opslag i CPR-registret.

Forlænget sagsbehandlingsfrist

Almindeligvis skal Rigsarkivet besvare din ansøgning senest 15 dage efter, at vi har modtaget ansøgningen, men du kan desværre opleve en forlænget sagsbehandlingstid.

Sagsbehandlingstiden vil variere fra sag til sag og er afhængig af sagens type og kompleksitet, herunder om det er nødvendigt at sende din sag i høring hos andre myndigheder. Myndigheder har som udgangspunkt op til 30 dage til at svare Rigsarkivet på anmodninger om samtykke til arkivadgang.

Rigsarkivet arbejder på at nedbringe sagsbehandlingstiden.