Aflever dokumentsamlinger

En dokumentsamling er forskningsdata, som består af dokumenter i form af tekst, lyd, video eller billeder. Det kan fx være dokumenter fra et forskningsprojekt, der har udført kvalitative interviews.

• De to indeksfiler i xml-format, arkivbeskrivelsesfilen og kontekstdokumentationsfilen, som du modtager fra din sagsbehandler i en e-mail.
• Dine kontekstdokumenter konverteret til arkivformat og lagt i mappestruktur
• Dine data i form af digitale dokumenter, som du konverterer til arkivformat og placerer i en mappestruktur.
• En udfyldt regnearksskabelon med metadataoplysninger om alle de digitale dokumenter, som din aflevering består af.

Når vi har modtaget din aflevering, udfører vi den sidste del af processen, og skaber den endelige arkiveringsversion.

Fremfind de to indeksfiler i xml-format: arkivbeskrivelsesfilen og kontekstdokumentationsfilen. Du modtager filerne fra din sagsbehandler i en mail.

Placer indeksfilerne på dit afleveringsmedie (fx et usb stik) i en mappe navngivet ”Indices”.

Konvertering til TIFF-format

Kontekstdokumenter skal konverteres til TIFF-format i overensstemmelse med afsnit 5.E af BEK nr 128 af 12/02/2020 om Arkiveringsversioner.
Vi har erfaring med følgende værktøjer til konvertering fra PDF til TIFF. Bemærk, at vi ikke yder support på nogen af de nævnte programmer eller deres opsætning.

PDFCreator

PDFCreator er velegnet til konvertering af enkeltstående PDF-filer. Programmet er ikke freeware i alle anvendelsesscenarier, og licensvilkårene bør derfor gennemgås før brug.

IrfanView

IrfanView er freeware, og kan anvendes til både enkeltstående konverteringer og batchkonvertering af større mængder filer. For at håndtere PDF-filer kræver IrfanView installation af PostScript/PDF-pluginet samt Ghostscript, som installeres separat.

Konverter alle dine digitale dokumenter til arkivformat:

• TIFF (.tif) til almindelige kontordokumenter i form af tekst, regneark og billeder
• JPEG2000 (.jp2) til store tegninger, kort og fotos
• MP3 (.mp3) til lydfiler
• WAV (.wav) til lydfiler hvor høj kvalitet er vigtig
• MPEG2 (.mpg) til videofiler
• MPEG4 (.mpg) til videofiler

Placer de konverterede dokumenter på afleveringsmediet i en mappe navngivet ”lbnr_Dokumenter”

Registrer oplysninger om alle digitale dokumenter, der ligger i mappen ”lbnr_Dokumenter” i regnearksskabelonen.

Download regnearksskabelon for dokumentregistreringer.

De registrerede oplysninger skal anvendes af fremtidige brugere til at fremsøge dokumenterne.

Når du udfylder regnearket skal du være opmærksom på:

• Der udfyldes en række i regnearket pr. dokument i mappestrukturen. Kolonner skal bibeholdes i regnearket i den angivne rækkefølge selvom de ikke er udfyldt.
• Oplysningerne SourcePath og Titel er obligatoriske at udfylde for alle dokumenter.
• Dato for dokumentet skal udfyldes, hvis den findes og skal overholde formatet ÅÅÅÅ-MM-DD, fx 2019-08-12.
• Øvrige oplysninger i regnearket er frivillige at udfylde.
• Det er tilladt at tilføje yderligere oplysninger om dokumenterne i ekstra kolonner indsat efter sidste kolonne i regnearket. Kolonnetitel i række 1, samt kolonnebeskrivelse i række 3 er obligatorisk at udfylde for de ekstra tilføjede kolonner.

Placer det udfyldte regneark på afleveringsmediet i en mappe, som navngives ”lbnr_Dokumentregistreringer”.

Bilag 1-8 i bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020 fastsætter de krav, der er ved aflevering af arkiveringsversioner.

Læs bekendtgørelsen på retsinformation.

Hvis du støder på problemer, når du tester eller skaber din afleveringspakke, skriv spørgsmål til mail@rigsarkivet.dk, att. Forskningsdatamanager.