Aflever regneark og CSV filer

Data i Excel og andre regnearksformater, som Rigsarkivet har besluttet skal bevares, skal afleveres som en afleveringspakke.

Afleveringspakken består af data, metadata og dokumentation af data, og skal overholde særlige krav til mappestruktur, navngivning af mapper, filer og datatyper mv.

Alle krav til en afleveringspakke er fastsat i bilag 9 i bekendtgørelse nr. 128 om aflevering af arkiveringsversioner til Rigsarkivet.

Følgende elemeter skal være på plads, inden en afleveringspakke kan dannes.

Fremfind løbenummer for afleveringspakken. Løbenummeret er udleveret af arkivet og fremgår af afleveringsbestemmelsen, som du har modtaget i en email fra din sagsbehandler. Løbenummeret vil have formen FD.SA.XXXXX. Det er de fem sidste cifre, der skal bruges.

Fremfind de to indeksfiler i xml-format: arkivbeskrivelsesfilen og kontekstdokumentationsfilen. Du modtager filerne fra din sagsbehandler i en e-mail.

Konvertering til TIFF-format

Kontekstdokumenter skal konverteres til TIFF-format i overensstemmelse med afsnit 5.E af BEK nr 128 af 12/02/2020 om Arkiveringsversioner.
Vi har erfaring med følgende værktøjer til konvertering fra PDF til TIFF. Bemærk, at vi ikke yder support på nogen af de nævnte programmer eller deres opsætning.

PDFCreator

PDFCreator er velegnet til konvertering af enkeltstående PDF-filer. Programmet er ikke freeware i alle anvendelsesscenarier, og licensvilkårene bør derfor gennemgås før brug.

IrfanView

IrfanView er freeware, og kan anvendes til både enkeltstående konverteringer og batchkonvertering af større mængder filer. For at håndtere PDF-filer kræver IrfanView installation af PostScript/PDF-pluginet samt Ghostscript, som installeres separat.

Tjek at dine datasæt overholder Rigsarkivets krav til aflevering

• Tjek at datafilerne er et regneark (fx .xls eller .xlsx) eller csv-filer udtrukket fra et andet program.
• Variabelnavne (kolonnenavne) skal placeres i den første række i regnearket. Variabelnavne må ikke være længere end 128 tegn, starte med et tal eller inkludere blanke mellemrum eller specialtegn såsom %.
• Kolonnekategorier/datatyper skal tildeles i overensstemmelse med den type data, der vises i en celle/kolonne. Læs mere i Vejledning til produktion af afleveringspakke med statistikdata fra regneark eller csv-filer, figurerne 2.1-2.7.
• Hvis der findes koder blandt værdier i data skal disse forklares med kodeforklaringer i en metadatafil i afleveringspakken. Det samme er tilfældet i forhold til manglende værdier. Læs mere i Vejledning til produktion af afleveringspakke med statistikdata fra regneark eller csv-filer, afsnit M.

Når der afleveres mere end et datasæt i den samme afleveringspakke med en reference mellem disse statistiske filer (en fletningsnøgle) skal flettevariable have samme type/format og længde.

Rigsarkivet har skabt udtræksværktøjet ASTA (Aflevering af Statistikfiler til Arkiv), som du kan anvende til at skabe og teste en afleveringspakke.

Asta kan anvendes til at skabe den del af afleveringspakken, der handler om kontekstdokumenter og indeksfiler

Du kan også selv skabe en afleveringspakke uden brug af ASTA, fx ved at lade en leverandør konvertere statistikfilerne til en afleveringspakke.

Der sker løbende fejlretninger i ASTA, så husk at kontrollere for nye versioner af programmet.

Læs vejledningerne til hvordan du skaber og tester en afleveringspakke af regneark eller csv-filer og hvordan du producerer en afleveringspakke med statistikdata fra regneark eller csv-filer, punkt F-N

Bekendtgørelsen nr. 128 af 12. februar 2020. Bilag 9 fastsætter de krav, der er til aflevering af afleveringspakke.

Hvis du støder på problemer, når du tester eller skaber din afleveringspakke, skriv spørgsmål til mail@rigsarkivet.dk, att. Forskningsdatamanager.