Aflever statistikfiler

Aflever statistikfiler

Data i formaterne SAS, STATA, SPSS og R

alt

Hvad er en afleveringspakke

En afleveringspakke er et udtræk af data, der har været anvendt til statistisk analyse.

 

Afleveringspakken består af data, metadata og dokumentation af data og skal overholde særlige krav til mappestruktur, navngivning af mapper, filer og datatyper mv.

 

Alle krav til en afleveringspakke er fastsat i bilag 9 i bekendtgørelse nr. 128 om aflevering af arkiveringsversioner til Rigsarkivet.

Hvad indeholder en afleveringspakke?

Du skal gøre følgende, inden du danner afleveringspakken:

1. Løbenummer

Fremfind løbenummer for afleveringspakken. Løbenummeret fremgår af den afleveringsbestemmelse, som du modtager i en mail fra din sagsbehandler på Rigsarkivet. Løbenummeret er de sidste fem cifre, som indgår i afleveringspakkens navn FD.XXXXX.

2. Indeksfiler

Fremfind de to indeksfiler i xml-format: arkivbeskrivelsesfilen og kontekstdokumentationsfilen. Du modtager filerne fra din sagsbehandler i en e-mail.

3. Kontekstdokumenter

Dine kontekstdokumenter skal konverteres til formatet TIFF (tekst, regneark og billeder), MP3/ WAV (lydfiler) eller MPEG2/ MPEG4 (videoer).

4. Tjek Rigsarkivets krav

Tjek at dine datasæt overholder Rigsarkivets krav til aflevering:

    • Datafilerne har ekstension .sav, .sas7bdat, .dta, eller .rds.
    • Filnavnet ikke indeholder mellemrum, og ikke starter med et nummer.
    • Alle variabelnavne overholder regler for navngivning af variable, samt har variable labels.
      Læs mere i Quickguide til ASTA.
    • Alle value labels er unikke, og specificeret så de er selvforklarende.
    • Alle variable har angivet en type/format, som er accepteret af Rigsarkivet. Læs mere i brugervejledningen til ASTA.
    • Det er kun numeriske og kategoriske variable, der anvender koder for missing values.
    • Datafiler er indkodet til UTF-8. Dette sikrer at karaktererne Æ, Ø og Å optræder korrekt.
      Læs mere i vores UTF-8 vejledning.

5. Unikke variable

Afklar om der findes unikke variable i statistikfilene, som skal angives som nøglevariable under udtræk med ASTA.

6. Flettevariable

Afklar om der er flettevariable på tværs af flere statistikfiler i afleveringspakken, som skal angives som reference under udtræk med ASTA. Tjek at eventuelle flettevariable har samme type/format og længde.

ASTA – udtræksprogram til statistikfiler

Rigsarkivet har skabt udtræksværktøjet ASTA (Aflevering af Statistikfiler til Arkiv), som du kan anvende til at skabe og teste en afleveringspakke. Du kan også selv skabe en afleveringspakke uden brug af ASTA, fx ved at lade en leverandør konvertere statistikfilerne til en afleveringspakke.

 

Der sker løbende fejlretninger i ASTA, så husk at kontrollere for nye versioner af programmet.

Hvis du har spørgsmål til din aflevering

Hvis du støder på problemer, når du tester eller skaber din afleveringspakke, skriv spørgsmål til mailbox@sa.dk, att. Forskningsdatamanager.