Bevar og kasser kommunens papirarkivalier

Rigsarkivaren fastsætter nærmere bestemmelser om bevaring og kassation af offentlige arkivalier jf. arkivbekendtgørelsens § 5. På det kommunale/regionale område fastsætter Rigsarkivet bestemmelserne efter drøftelse med de kommunale eller regionale parter.

Rigsarkivet har i samarbejde med Kommunernes Landsforening udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation til kommunerne. Bestemmelserne opregner de arkivalier, som alle kommuner skal bevare, også når arkivalierne ikke længere er i retslig eller administrativ brug.

Det står kommunerne frit for at bevare flere arkivalier end dem, der i bestemmelserne er bestemt til bevaring.

Læs arkivbekendtgørelsen – Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Kommuner og regioner skal sikre, at arkivalier, som er bestemt til kassation, altid destrueres på betryggende vis.

Det fremgår af arkivbekendtgørelsens § 7, stk. 2.

Hvis kommunen/regionen træffer aftale med et privat firma om makulering og/eller forbrænding, skal den sikre sig, at transporten foregår i aflåste containere, og at destruktionen rent faktisk finder sted.