Indsamling

I Indsamling har vi ansvaret for at udvælge og indsamle den dokumentation, som i fremtiden afspejler det danske samfund bedst muligt. Samtidig sikrer vi, at dokumentationen kommer i hus i et format, så den kan genanvendes. Al ny dokumentation til Rigsarkivet går derfor via Indsamling. Alle statslige myndigheder, alle regionale myndigheder og ca. 50 af kommunerne afleverer deres dokumentation og forskningsdata til Rigsarkivet. Private afgør selv, om de vil aflevere til Rigsarkivet. Vores opgaver er fastsat i arkivloven.

Vi udsteder bestemmelser om hvilke arkivalier/forvaltningsdokumentation, som skal afleveres til Rigsarkivet og hvilke der ikke skal til arkivet. Bestemmelserne dækker hele den offentlige sektor. Derudover tager enheden stilling til anmeldelser af arkivalier/dokumentation fra den private sektor, som skal indgå i arkivets samling.

Vi vurderer og godkender bevaringsværdige statslige it-systemer for at sikre, at de kan arkiveres.

Vi forbereder afleveringer af både papirbaseret dokumentation, data fra it-systemer og forskningsdata.

Vi fører tilsyn med offentlige myndigheders data og dokumenter i bred forstand (arkivdannelsen).

Vi udfører både opsøgende arbejde i forhold til den private sektor og vurdering af henvendelser fra den private sektor. Det gælder for eksempel privatpersoner, foreninger, fonde, organisationer og virksomheder, som vi modtager materiale fra.

I Indsamling varetager vi også vejlednings- og udviklingsopgaver i relation til ovenstående, sekretariatsfunktioner for Udvalget vedrørende bevaring, aflevering og tilgængeliggørelse af kommunale arkivalier (K-udvalget) og Regionsudvalget.