Lån jeres afleverede materiale og sager

Ministerier, styrelser, kommuner, regioner og andre myndigheder samt private virksomheder, institutioner og foreninger kan hjemlåne papirarkivalier, de som arkivskaber har afleveret til Rigsarkivet.

Myndigheder kan desuden låne arkivalier, der er afleveret fra andre myndigheder, hvis arkivalierne er relateret til sagsområder, som myndigheden helt eller delvist har overtaget.

Bliv oprettet som låner

For at kunne låne arkivalier til administrativt brug skal myndigheden eller den private virksomhed/institution/forening oprettes som myndighedslåner. Og en medarbejder hos myndigheden eller den private virksomhed/institution/forening skal have oprettet en profil hos Rigsarkivet og registreres som låneberettiget medarbejder.

Den låneberettigede medarbejder kan bestille arkivalier til myndighedslån via arkivdatabasen Daisy.

Det er muligt at have flere låneberettigede medarbejdere på én gang.

Åbn blanket og bliv oprettet som låner

Låners ansvar

Det er den offentlige myndighed eller private virksomhed/institution/forening eget ansvar at vedligeholde de relevante oplysninger i medarbejdernes brugerprofiler.

Det er ligeledes den offentlige myndighed eller private virksomhed/institution/forening, der er ansvarlig for, at de regler, der gælder for håndtering af arkivalier, bliver overholdt i forbindelse med myndighedslån.

Læs reglerne for håndtering af hjemlånte arkivalier under afsnittet ‘Regler for hjemlån og låners ansvar’ længere nede på siden

Arkivalier skal bestilles via arkivdatabasen Daisy.

Bistand til at finde ud af, hvilken arkivpakke det ønskede arkivmateriale befinder sig i

Hvis låner har behov for bistand til at finde ud af, i hvilken arkivpakke en ønsket sag eller andet arkivmateriale befinder sig, tilbyder Rigsarkivet mod betaling at gennemføre de nødvendige undersøgelser for at identificere den ønskede arkivpakke. Sådanne undersøgelser udføres efter reglerne for indtægtsdækket virksomhed.

Se priser og bestil arkivundersøgelser her

Arkivalierne kan scannes eller hjemlånes

Når arkivalierne er bestilt i arkivdatabasen Daisy, modtager låner en kvittering og kan da vælge mellem:

• Scanning: Mod betaling scanner Rigsarkivet materialet og sender en kopi til låners sikre e-postadresse.
• Hjemlån: Låner afhenter og returnerer selv arkivæskerne på det arkiv, hvor arkivalierne opbevares.

Læs mere her om bestilling af scanning for myndigheder

Hvis låner vælger at hjemlåne de bestilte arkivalier, er det låner selv, der skal stå for afhentning og returnering.

Hjemlånte arkivalier er kun til brug på myndighedens officielle adresse. Arkivalierne må af sikringshensyn ikke bringes til private hjem.

Afhentning og returnering skal ske:

• på det arkiv, der opbevarer de bestilte arkivalier.
• via låners egne medarbejdere. Ved afhentning og returnering skal myndighedens eller den private aktørs medarbejder fremvise dokumentation for sit ansættelsesforhold hos låner for at få udleveret det bestilte materiale.
• inden for udlånets åbningstider.

Hvor lang tid kan jeg låne arkivalierne?

Rigsarkivets regler for udlån af arkivalier bestemmer:

• Hvor mange arkivalier du må bestille
• Hvor lang udlånsperioden er
• Hvilke muligheder der er for at forlænge låneperioden.

Se mere under afsnittet ‘Låneperiode, forlængelse af lån og antal arkivalier’ på siden om lån af arkivalier

Her finder du regler og ansvar i forbindelse med transport, opbevaring og håndtering af hjemlånte arkivalier.

• Låner har selv ansvar for, at hjemlånt arkivmateriale transporteres, opbevares, håndteres og benyttes i overensstemmelse med arkivlovgivningens bestemmelser og Rigsarkivets regler for håndtering og benyttelse af arkivmateriale. Se afsnittet ‘At omgås arkivalier’.
• Det påhviler låner at opbevare hjemlånte arkivalier klart adskilt fra egne sager.
• Det hjemlånte materiale skal opbevares på en måde, så det er sikret imod tyveri.
• De hjemlånte sager skal ved afleveringen være af helt samme indhold og i samme stand som ved udleveringen.
• Den orden, arkivalierne er lagt i arkivæsken i, skal være intakt, når arkivalierne returneres.
• Materialet hjemlånes udelukkende til låners eget brug, og materialet må derfor ikke tilgå en anden myndighed eller andre uvedkommende
• Låner hæfter for udgifter til genordning, hvis der ved tilbagelevering er ødelagte æsker, hvis Rigsarkivet skal bruge tid på at bringe arkivalierne i orden etc.

Digitalt skabte data, altså arkiveringsversioner af data og dokumenter fra myndighedernes it-systemer, kan ikke hjemlånes.

I har to muligheder for at tilgå digitalt skabte data:

Bestil enkeltopslag hos Rigsarkivets Myndighedsservice

Som myndighed kan I gratis fået lavet enkeltopslag i jeres tidligere afleveringer. Opslaget foretages af Rigsarkivets Myndighedsservice.

Læs mere om Myndighedsservice her.

Køb en arkivundersøgelse

Har I behov for at Rigsarkivet skal foretage en større undersøgelse med henblik på at identificere relevante data (analoge såvel som digitale), kan vi tilbyde det mod betaling.

Bestil en arkivundersøgelse her.

Digitalt skabte data, der er afleveret til Rigsarkivet, kan I fremfinde i digidata.rigsarkivet.dk. Når I har fundet det relevante data, kan I klikke på ’Ansøg om data’, og udfylde blanketten.

Kræver det tilladelse at benytte digitalt skabte data?

Digitale arkivalier er omfattet af arkivlovens tilgængelighedsregler. Som myndighed kan I umiddelbart få adgang til digitale arkivalier, I selv har afleveret, når data ikke indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold.

Hvis data indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, skal I søge om adgang efter arkivlovens § 34, ifølge hvilken Datatilsynet skal give samtykke til adgang. Rigsarkivet vurderer, om Datatilsynet skal høres, inden der kan gives adgang, og I får besked.

I skal også søge om adgang til digitale arkivalier ført af andre myndigheder, vedrørende sagsområder I som myndighed, helt eller delvist har overtaget.

 Læs mere om Rigsarkivets Myndighedsservice her.