Eksamensdata: Fra håndskrevne protokoller til digitale databaser

Cirka hvert 5. år får alle offentlige uddannelsesinstitutioner besøg af en arkivar fra Rigsarkivet.

Det er alt fra de store universiteter med mange tusinde studerende; professionshøjskolerne, der uddanner medarbejdere til vores velfærdssamfund, til de maritime uddannelser, hvor det årlige antal dimittender kan tælles på to hænder.

I de senere år har vi i Rigsarkivet bestræbt os på at tømme uddannelsesinstitutionerne for papirarkivalier, så de kan komme ind i vore klimastyrede magasiner og blive sikkert bevaret for eftertiden. Ligesom den øvrige offentlige forvaltning kører uddannelsesinstitutioner i dag digitalt – og dokumenter og sager på papir var noget, man havde i ’gamle dage’.

Folkeskolens lærere har ført skole- og eksamensprotokoller de sidste 250 år.

Allerede i skoleforordningen fra 1739 blev det befalet, at skolemesteren skulle have ”en fortegnelse (…) på de børn, som ej stedse ugen igennem har besøgt skolen”. Så kunne præsten nemlig ved søndagens gudstjeneste påtale børnenes fravær over for forældrene.

Der var ingen formelle krav til protokollens indretning. Men i tidens løb kom protokoller og senere fortrykte eksamensprotokoller på markedet, så lærerens arbejde med at indføre oplysninger om skolegang og karakterer blev lettere.

Da vi kom op i 1970’erne og 1980’erne, blev protokollerne afløst af ’edb-registre’, som it-systemer hed dengang. Og fra midten af 1990’erne begyndte Rigsarkivet at modtage digitale elevsystemer fra kommunerne.

Det er langt fra alle skoler og uddannelsesinstitutioner, hvis materiale er bevaret i enten Rigsarkivet eller på et kommunalt arkiv (et stadsarkiv). Det skyldes at ’kun’ offentlige institutioner som fx kommunale skoler har pligt at arkivere deres materiale ifølge arkivloven. Det betyder, at selvejende og private uddannelsesinstitutioner som fx privatskoler og efterskoler gennem tiden ikke har haft pligt til at aflevere deres materiale til et arkiv.

Heldigvis råder gode afleveringer fra Undervisningsministeriet delvist bod på det.

Ministeriet har i tidens løb modtaget arkiver fra konkursramte skoler – og har lige for nylig fået ordnet, registreret og pakket de mange forskelligartede papirarkivalier hos Rigsarkivet, så det kan bevares og bruges. I afleveringen indgår også indberettede karakterblade fra flere privat- og efterskoler.

Siden 2002 har både private og offentlige grundskoler indberettet karakteroplysninger til Styrelsen for It og Læring (STIL). På den måde har vi nu alle eksamensresultater afleveret på én gang og på ét sted, uanset hvor man har gået i skole.

Når Rigsarkivet modtager et it-system med fx eksamensdata, skal data omdannes til en såkaldt systemuafhængig ’arkiveringsversion’ – en digital arkivæske. Den digitale arkivæske sikrer, at data også kan afkodes eller læses om 50 eller 300 år, hvor vi må forvente, at både computerne (hardware) og programmer (software) er helt anderledes end i dag.

Rigsarkivets opgave er at få myndigheden til at lægge data ned i den digitale arkivæske på en måde, så data kan genbruges, både indenfor de næste par år, når håbefulde studenter skal søge ind på drømmeuddannelsen, men har mistet eksamensbeviset – og om 100 år, når forskere fx vil undersøge, hvorfor piger fik højere karakterer end drenge i starten af 2000’erne.

At lave en arkiveringsversion er en kompleks proces. Systemerne er nemlig ikke designet med arkivering for øje – men derimod bygget for at yde den bedste service til de medarbejdere, som har systemet som deres daglige arbejdsredskab.

Når myndigheden har afleveret data til Rigsarkivet, går arkivets medarbejdere i gang med grundigt at teste, om arkiveringsversionen opfylder Rigsarkivets krav. Vi skal nemlig være sikre på, at der ikke er sket konverteringsfejl, så data er gået tabt eller blevet ødelagt. Når først Rigsarkivet har sagt god for arkiveringen, er det Rigsarkivets ansvar og opgave at bevare data både på kort og lang sigt.

I disse måneder er vi ved at modtage ’Karakterdatabasen’ for årene 2017-2024. Den indeholder standpunkts- og prøvekarakterer for folkeskolens 8., 9. og 10. klasses elever. Det er denne type nye og digitale data, men også gamle papirarkiver Rigsarkivet bruger, når mere end 5.000 borgere hvert år ansøger om at få en kopi af sit eksamensbevis.

Samtidig er vi ved at få ’Nationale test og folkeskolens digitale prøver’ for årene 2018-2024 med oplysninger om elevernes test- og prøveresultater. Det er data der kan bla. kan bruges af forskere og studerende, der undersøger, hvordan det går for eleverne i vores fælles folkeskole.