Jeres arkiv i dagligdagen – kommune og region

Jeres arkiv i dagligdagen - kommune og region

Sådan kan kommune og region varetage arkivmæssige hensyn

alt
Myndigheder skal opbevare arkivalier, så de efter aflevering til Rigsarkivet kan være til rådighed for myndigheder, offentlighed og forskere.
Rigsarkivaren

Kommuner og regioner skal varetage arkivmæssige hensyn i brugen af it-systemer, så aflevering af en arkiveringsversion (kopi) af data fra systemerne ikke giver anledning til problemer.

 

Ved arkivmæssige hensyn forstås, at myndigheden skal sikre, at bevare arkivalier således, at de efter aflevering kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformål.

 

Hvis du har spørgsmål til bevaring, kassation og aflevering, kan du skrive til Rigsarkivets postkasse.

Hvad siger loven om arkivmæssige hensyn?

I Arkivbekendtgørelsen står der:

§ 1. Det påhviler enhver myndighed at sikre sig, at arkivmæssige hensyn varetages.

 

Stk.2. Ved varetagelse af arkivmæssige hensyn forstås

1) at der træffes forholdsregler til sikring af, at arkivalier kan bevares således, at arkivalierne efter aflevering til offentlige arkiver kan stilles til rådighed for myndigheder og offentlighed samt anvendes til forskningsformå, samt

2) at der træffes forholdsregler til sikring af muligheden for, at kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier kan foretages

 

Offentlige myndigheder skal ifølge arkivlovens §8 og arkivbekendtgørelsens §§1-3 sikre, at arkivmæssige hensyn varetages, herunder at arkivalierne opbevares på betryggende vis.

 

Rigsarkivet skal ifølge arkivbekendtgørelsens §2 føre tilsyn med, om myndighederne varetager arkivmæssige hensyn. Myndighederne har oplysningspligt over for Rigsarkivet i henhold til §3 i bekendtgørelsen.

 

Se arkivbekendtgørelsen på Retsinformation- bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003

 

Se arkivloven på Retsinformation – bekendtgørelse nr. 1035 af 21. august 2007

It-systemer som skal afleveres til Rigsarkivet skal godkendes før de tages i brug. Det sker bla. for at sikre sig, at der kan afleveres en arkiveringsversion af systemet, men også for at sikre sig, at systemet lever op til kravene om ‘arkivmæssige hensyn’:

  • Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige systemer, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden efter, at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv
  • Myndigheden skal anvende de godkendte instrukser mm stringent
  • Der skal være regelmæssig kvalitetskontrol af registreringer og dokumenter
  • Bevaringsværdige systemer skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk og lignende
  • Arkivalier der er lagret digitalt, skal bevares således, at de kan afleveres til Rigsarkivet

Du kan også hente gode råd om arkivering på Kommunernes Landsforenings hjemmeside om “Arkivering og arkiver”

 

Rigsarkivet har følgende vejledning om varetagelse af arkivmæssige hensyn for it-systemer:

  • Bevaringsværdige arkivalier skal sikres mod fysisk nedbrydning, hærværk e.l. Det betyder at der stilles krav til arkivlokaler og kvaliteten af kontormaterialer
  • Der skal være orden og systematik i de bevaringsværdige arkivalier, og denne orden skal være dokumenteret. Kravene skal sikre, at arkivalierne kan genfindes af myndigheden selv og af offentligheden, efter at arkivalierne er afleveret til offentligt arkiv.
  • Der skal kunne foretages en fysisk adskillelse mellem bevaringsværdige og ikke-bevaringsværdige arkivalier. Kravet skal sikre, at kassation i arkivalierne er mulig uden at processen bliver meget dyr for Rigsarkivet og ikke mindst for myndigheden selv.

Nedenfor finder du Rigsarkivets vejledninger om varetagelse af arkivmæssige hensyn, og de krav til arkivæsker, som kommunen skal overholde, hvis I vælger at aflevere til Rigsarkivet: