Anmeld og få godkendt it-systemer

Anmeld og få godkendt it-systemer

Alle statslige myndigheder skal anmelde it-systemer til Rigsarkivet senest tre måneder inden de tages i brug

alt

Det skal du anmelde

Statslige myndigheder skal anmelde alle typer af it-systemer, fx. ESDH-systemer, fagsystemer, systemlandskaber og dokumentsiloer.

 

I skal anmelde jeres it-system, så Rigsarkivet kan vurdere, om I skal aflevere en arkiveringsversion (kopi af) data og evt. dokumenter i systemet.

 

Hvis Rigsarkivet beslutter, at der I skal aflevere en arkiveringsversion, skal systemet godkendes for at sikre, at det kan arkiveres.

 

For systemer med dokumenter skal Rigsarkivet også godkende, at der sker en fyldestgørende registrering og lagring af dokumenter, så de kan fremsøges igen.

 

OBS! Nye svarfrister

I forbindelse med Rigsarkivets tilsyn 2020 er der identificeret mange it-systemer, som ikke tidligere har været anmeldt til Rigsarkivet. Rigsarkivet har bedt de enkelte myndigheder om at anmelde it-systemerne, så Rigsarkivet kan træffe beslutning om, hvorvidt data fra systemerne skal afleveres til Rigsarkivet.

 

Der er identificeret så mange it-systemer, at Rigsarkivet først i løbet af 2022 kan træffe beslutning for alle systemer. Hvis dette giver udfordringer i forhold til sletning af data, så er I velkomne til at kontakte Rigsarkivet.

 

Tidsfrister for besvarelse på anmeldelser

Rigsarkivet svarer indenfor 60 dage på anmeldelser af nye ESDH-systemer. På anmeldelser af øvrige it-systemer kan der først forventes svar i løbet af 2022.

Sådan anmelder du

1

Forbered dig

Læs vejledning til cirkulære nr. 9290 af 2013 om anmeldelse og godkendelse. Du finder den i afsnittet “Lovgivning og vejledning”.

2

Find dokumentation

Find oplysninger om systemets formål og indhold af data, så du har dem klar, når du udfylder anmeldelsesblanketten.

3

Udfyld blanketten

Udfyld anmeldelsesskemaet og vedhæft den dokumentation af systemet, som I har.

4

Vi sender bestemmelse

Vi sender en bestemmelse, som angiver om der afleveres en arkiveringsversion af system (bevares) eller ej (kasseres).

5

Supplerende oplysninger

Skal der afleveres en arkiveringsversion af systemet, vil du blive bedt om supplerende oplysninger med henblik på godkendelse.

6

Godkendelse

Når alle krav er opfyldt, godkender vi systemet.

Der blev ikke fundet nogen elementer

Dokumentation til anmeldelsen

Når du udfylder anmeldelsesblanketten, skal du give oplysninger om systemets formål og indhold af data, så vi kan vurdere om systemet er bevaringsværdigt og dermed skal afleveres til Rigsarkivet.

 

Vedhæft gerne den dokumentation I har på nuværende tidspunkt, fx:

  • Kravsspecifikation
  • Interne notater eller oplæg om formål med systemet
  • Vejledninger (eller udkast til)
  • Teknisk dokumentation af systemets indhold og opbygning

 

Supplerende dokumentation ved godkendelse

Hvis systemet skal bevares og afleveres til Rigsarkivet, skal Rigsarkivet godkende systemet for at sikre, at det er muligt at lave en arkiveringsversion efter afleveringsbekendtgørelse nr. 128. Du vil derfor blive bedt om at sende supplerende oplysninger:

For alle systemer

  • Teknisk dokumentation af systemet i form af ER-diagram samt tabel- og feltbeskrivelse
  • Beskrivelse af hvordan der kan produceres en arkiveringsversion af systemet (kun relevant, hvis der ikke er tale om en relationsdatabase) eller systemlandskabet

Særligt for systemer med dokumenter

  • Instruks for brugen af systemet
  • Beskrivelse af registreringssystematik
  • Teknisk dokumentation af systemet i form af ER-diagram samt tabel- og feltbeskrivelse
  • Beskrivelse af hvordan der kan produceres en arkiveringsversion af systemet (kun relevant, hvis der ikke er tale om en relationsdatabase) eller systemlandskabet.

Særligt for tidligere godkendte systemer

Hvis systemet implementeres som en standardversion af et system, som Rigsarkivet tidligere har godkendt, er det ikke nødvendigt at fremsende teknisk dokumentation. Men hvis der er lavet specialtilpasninger af systemet, eller hvis det er en version, der ikke tidligere er anmeldt, skal dokumentationen sendes med.

 

Læs afleveringsbekendtgørelse nr. 128 på Retsinformation.

Få hjælp til anmeldelsen

Har du spørgsmål til cirkulæret, vejledning eller anmeldelsesskemaet, kan du skrive til anmeldelse@sa.dk.