Tilsyn med kvalitetssikring

Tilsyn med kvalitetssikring

Rigsarkivet fører tilsyn med kvalitetssikring i statslige it-systemer med dokumenter.

alt

Hvorfor tilsyn

To år efter at en statslig myndighed har fået godkendt et it-system med dokumenter, vil I blive kontaktet af Rigsarkivet. Tilsynet følger op på retningslinjer for brug af systemet og består af en kontrol af, om systemet er brugt som beskrevet, da det blev anmeldt.

 

For at få godkendt et it-system med dokumenter skal statslige myndigheder have en procedure for kvalitetskontrol, og den skal være beskrevet i instruksen for systemet. Ved tilsynet kontrollerer Rigsarkivet, om myndigheden har anvendt systemet som beskrevet i instruksen, herunder fulgt proceduren for kvalitetskontrol.

 

Tilsynet gør det muligt at gøre noget ved eventuelle problemer, mens systemet er i drift, og ikke først på afleveringstidspunktet. Det giver:

 

    • bedre systemer i drift hos myndigheder
    • billigere produktion af arkiveringsversioner
    • bedre arkiveringsversioner i Rigsarkivet

 

Tilsynet består af et spørgeskema efterfulgt af et tilsynsbesøg.

Sådan foregår tilsynet

1

Udfyld spørgeskemaet

I modtager et brev med link til spørgeskema, som I skal udfylde. Husk at vedhæfte den nødvendige dokumentation.

2

Møde med Rigsarkivet

Rigsarkivet afholder et møde med jer, hvor vi gennemgår jeres besvarelse af spørgeskemaet.

3

Godkendelse

Rigsarkivet sender et brev til jer om endt tilsyn samt eventuel godkendelse af aflevering af it-systemet efter model B eller C

Der blev ikke fundet nogen elementer

Nødvendig dokumentation

I skal vedhæfte følgende dokumentation til spørgeskemaet:

 

  • Ajourført instruks samt procedure for kvalitetskontrol
  • Optælling af sager incl. angivelse af lukkede sager
  • Liste over filformater
  • Eventuelle oversigter/opgørelser fra kvalitetskontrol
  • Oversigt over journaliserede dokumenter, som ikke er tilknyttet en sag
  • Eventuel oversigt over ikke-journaliserede akter tilknyttet en sag
  • Oversigt over 300 sidst oprettede sager og dokumenters metadata (hvis muligt at lave dette udtræk)

Godkendelse af aflevering efter model B eller C

Tilsynet er en forudsætning for, at Rigsarkivet kan godkende, om systemet kan afleveres som øjebliksbillede (afleveringsmodel B) eller af afsluttede sager (afleveringsmodel C). Hvis vi ikke kan godkende systemet, skal I aflevere det efter model A (periode).

 

Læs mere om afleveringsmodeller i § 18 – § 20 i vejledningen til anmeldelses- og godkendelsescirkulæret.