Aflever it-systemer fra statslige myndigheder

Aflever it-systemer fra statslige myndigheder

Statslige myndigheder skal aflevere it-systemer, som Rigsarkivet har truffet bevaringsbeslutning for, ca. en gang hvert 5. år

alt
Arkiveringsversioner skal være i et bestemt teknisk format. Derfor skal I kende og følge bekendtgørelse 128.
Rigsarkivet Se lovgivning og vejledning om aflevering af it-systemer

Hvad skal du aflevere?

Når I afleverer et it-system til Rigsarkivet, afleverer I et udtræk af data og eventuelle dokumenter fra systemet. Udtrækket kaldes en arkiveringsversion.

Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020 om arkiveringsversioner.

Læs bekendtgørelse nr. 128 på Retsinformation.

En arkiveringsversion består af tre dele:

1

Data og eventuelle dokumenter fra it-systemet

2

Beskrivelse af data/dokumenter, af it-systemet og af dets administrative brug

3

Datastruktur: Oplysninger om hvordan data/dokumenter er lagret i arkiveringsversionen

Der blev ikke fundet nogen elementer

Hvornår skal du aflevere?

For hvert ministerieområde er der indgået aftale med departementet om en plan for, hvornår den enkelte myndighed skal aflevere arkiveringsversioner af data i deres it-systemer. Planen fremgår af en cirkulæreskrivelse med et bilag med tidsplan for hvert ministerieområde.

Sådan afleverer du til Rigsarkivet

1

I modtager brev fra Rigsarkivet

Rigsarkivet starter afleveringssagen ved at sende et brev om aflevering til myndigheden

2

Skal I bruge leverandør

I kan få hjælp fra en it-leverandør til jeres aflevering. I leverandørlisten kan I se leverandører, der tidligere har fået godkendt en aflevering.

3

Indhold og tidsplan

Rigsarkivet udsteder en afleveringsbestemmelse efter aftale med jer.

4

Indsend dokumentation

I indsender dokumentation til Rigsarkivets godkendelse

5

Lav og test arkiveringsversion

I eller jeres leverandør laver en arkiveringsversion. Test den med Rigsarkivets testværktøj ADA (find link under Viden og værktøjer).

6

Aflevering

I afleverer jeres arkiveringsversion til Rigsarkivet. Se hvordan i afsnittet ‘Adresse og følgeseddel’. Vi tester og godkender den.

Der blev ikke fundet nogen elementer

Adresse og følgeseddel

Rigsarkivet anbefaler, at I sender arkiveringsversionen anbefalet/rekommanderet eller overbringer den personligt.

Modtager og adresse er:

Rigsarkivet, Digital Bevaring, Testværkstedet,

Kalvebod Brygge 34,

1560 København V.

I må IKKE angive navn på sagsbehandleren som attention. Vedlæg følgesedlen i udfyldt form.

Hvis arkiveringsversionen indeholder persondata eller andre typer følsom information, skal I kryptere den inden I sender den med posten. I kan kryptere data med BitLocker eller VeraCrypt. Send koden til dekryptering separat.

Hvis du vil aflevere arkiveringsversionen personligt, har Rigsarkivets reception følgende åbningstider:

Mandag – torsdag: 9.00 – 16.00
Fredag: 9.00 – 15.30

GDPR og aflevering til arkiv

Offentlige myndigheder skal fortsat aflevere persondata, som Rigsarkivet har bestemt til bevaring. Alle former for persondata kan ifølge §14 i Databeskyttelsesloven afleveres til arkiv efter reglerne i arkivloven, Data skal arkiveres før der foretages sletningskørsler.

Enkeltpersoners oplysninger kan undtages fra arkivering, såfremt personen aktivt har frabedt sig, at deres data bliver arkiveret. Når data er afleveret, kan myndigheden få adgang til data i Rigsarkivet efter arkivlovens bestemmelser. Dette kan indbefatte høring af Datatilsynet om samtykke.