Aflever digitalt materiale

Aflever digitalt materiale

Udfyld blanketten med information om dit it-system eller digitalt materiale og se, hvad du skal gøre.

alt

Afleveringsformat

Når I afleverer et it-system til Rigsarkivet, afleverer I et udtræk af data og eventuelle dokumenter fra systemet. Udtrækket kaldes en arkiveringsversion.

 

Arkiveringsversionen skal afleveres i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020 om arkiveringsversioner.

 

Læs bekendtgørelse nr. 128 på Retsinformation.

 

Hvis jeres materiale ligger i Outlook, på et drev i en mappestruktur eller lignende skal det oftest også afleveres som en arkiveringsversion. Vi vejleder jer om hvordan.

En arkiveringsversion består af tre dele

  1. Data og eventuelle dokumenter fra it-systemet, Outlook mv.
  2. Beskrivelse af hvordan data/dokumenter er skabt hos jer i et it-system, Outlook eller lignende.
  3. Oplysninger om hvordan data/dokumenter er lagret i arkiveringsversionen

Sådan gør du

Udfyld skema

Udfyld blanketten, som du finde længere nede på siden. Rigsarkivet vurderer om materialet kan afleveres til os, og du hører fra os inden for fire uger.

Skal I bruge leverandør

I kan få hjælp fra en it-leverandør til at lave arkiveringsversionen. I leverandørlisten kan I se leverandører, der tidligere har fået godkendt en aflevering.

Afleveringsaftale

Rigsarkivet laver sammen med jer en afleveringsaftale om indhold, tidsplan og hvem der må bruge materialet og hvornår.

Indsend dokumentation

I indsender dokumentation af hvordan data /dokumenter er skabt, teknisk dokumentation af it-systemet mm.

Lav og test arkiveringsversion

I eller jeres leverandør laver en arkiveringsversion. Test den med Rigsarkivets testværktøj ADA.

Der blev ikke fundet nogen elementer

Adresse og følgeseddel

Rigsarkivet anbefaler, at I sender arkiveringsversionen anbefalet/rekommanderet eller overbringer den personligt.

 

Modtager og adresse er:

 

Rigsarkivet, Digital Bevaring, Testværkstedet,

Kalvebod Brygge 34,

1560 København V.

 

I må IKKE angive navn på sagsbehandleren som attention. Vedlæg følgesedlen i udfyldt form.

 

Hvis arkiveringsversionen indeholder persondata eller andre typer følsom information, skal I kryptere den inden I sender den med posten. I kan kryptere data med BitLocker eller VeraCrypt. Send koden til dekryptering separat.

 

Hvis du vil aflevere arkiveringsversionen personligt, har Rigsarkivets reception følgende åbningstider:

 

Mandag – torsdag: 9.00 – 16.00
Fredag: 9.00 – 15.30