Aflever it-systemer fra en virksomhed, organisation eller forening

Se hvordan I som privat virksomhed, organisation etc. kan aflevere it-systemer.

Hvad vil I aflevere?

I aftaler med Rigsarkivet hvilke data og eventuelle dokumenter, I afleverer.

Aflevering sker i form af det, vi kalder en arkiveringsversion, som er et udtræk af data og eventuelle dokumenter fra jeres it-system.

Arkiveringsversionen skal være i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 128 om arkiveringsversioner. Det vil oftest være nødvendigt at få en it-leverandør til at stå for udtræk og produktion af arkiveringsversionen.

Sådan afleverer I

Udfyld blanketten

Send den udfyldte blanket til Rigsarkivet. Gå til blanketten på virk.dk.

Dialog og afklaring

I mødes med en arkivar fra Rigsarkivet, hvor I aftaler dataindhold, dokumentation og regler for adgang til jeres afleverede data.

Vælg leverandør

I kan få hjælp til afleveringen fra en it-leverandør. Rigsarkivet har en liste over it-leverandører, der tidligere har fået godkendt en arkiveringsversion.

Afleveringsaftale

I indgår en afleveringsaftale med Rigsarkivet, som specificerer indholdet i afleveringen, og hvordan I og andre må bruge jeres data.

Produktion og test

I indsender dokumentation af, hvordan I har brugt systemet og jeres leverandør producerer en arkiveringsversion. De kan teste den med Rigsarkivets værktøj, ADA.

Aflever arkiveringsversion

I afleverer arkiveringsversionen. Rigsarkivet tester den og sender jer et brev, når vi har godkendt den.

En arkiveringsversion består af tre dele

1

Data og eventuelle dokumenter fra it-systemet

2

Beskrivelse af data/dokumenter, af it-systemet og af dets administrative brug

3

Datastruktur: Oplysninger om hvordan data/dokumenter er lagret i arkiveringsversionen

Afleveringsaftalen

En afleveringsaftale bliver godkendt og underskrevet af både jer og Rigsarkivet.

Den består af:

Indhold i afleveringen
Tidsplan for afleveringen
Regler for jeres og andres adgang til afleverede data

Rigsarkivet forpligter sig til at opbevare materialet under optimale og sikre forhold, så data også i fremtiden kan findes og bruges.

Retsgrundlaget for afleveringsaftalen findes i Arkivlovens kapitel 11 om private arkivalier.

Adgang til jeres data

I kan gratis bestille enkeltopslag i jeres afleverede data. Læs mere om enkeltopslag her.

Det fremgår af afleveringsaftalen, hvem der kan få adgang og hvornår. I bestemmer selv, om andre må få adgang til jeres data.

Arkivloven har regler for adgang til offentlige data, som vi anbefaler at I bruger, når I skal fastsætte regler for adgang til jeres data. I kan også beslutte at I vil høres, hvis fx en forsker ønsker adgang. Høringsparten kan være enten jer selv, en fysisk person, en juridisk person eller en anden myndighed.