Aflever it-systemer fra en virksomhed, organisation eller forening
Aflever it-systemer fra en virksomhed, organisation eller forening
Se hvordan I som privat virksomhed, organisation etc. kan aflevere it-systemer.
Hvad vil I aflevere?
I aftaler med Rigsarkivet hvilke data og eventuelle dokumenter, I afleverer.
Aflevering sker i form af det, vi kalder en arkiveringsversion, som er et udtræk af data og eventuelle dokumenter fra jeres it-system.
Arkiveringsversionen skal være i et bestemt teknisk format, som er fastsat i bekendtgørelse nr. 128 om arkiveringsversioner. Det vil oftest være nødvendigt at få en it-leverandør til at stå for udtræk og produktion af arkiveringsversionen.
Sådan afleverer I
Udfyld blanketten
Send den udfyldte blanket til Rigsarkivet. Gå til blanketten på virk.dk.
Dialog og afklaring
I mødes med en arkivar fra Rigsarkivet, hvor I aftaler dataindhold, dokumentation og regler for adgang til jeres afleverede data.
Vælg leverandør
I kan få hjælp til afleveringen fra en it-leverandør. Rigsarkivet har en liste over it-leverandører, der tidligere har fået godkendt en arkiveringsversion.
Afleveringsaftale
I indgår en afleveringsaftale med Rigsarkivet, som specificerer indholdet i afleveringen, og hvordan I og andre må bruge jeres data.
Produktion og test
I indsender dokumentation af, hvordan I har brugt systemet og jeres leverandør producerer en arkiveringsversion. De kan teste den med Rigsarkivets værktøj, ADA.
Aflever arkiveringsversion
I afleverer arkiveringsversionen. Rigsarkivet tester den og sender jer et brev, når vi har godkendt den.
Der blev ikke fundet nogen elementer
En arkiveringsversion består af tre dele
Data og eventuelle dokumenter fra it-systemet
Beskrivelse af data/dokumenter, af it-systemet og af dets administrative brug
Datastruktur: Oplysninger om hvordan data/dokumenter er lagret i arkiveringsversionen
Der blev ikke fundet nogen elementer
Afleveringsaftalen
En afleveringsaftale bliver godkendt og underskrevet af både jer og Rigsarkivet.
Den består af:
- Indhold i afleveringen
- Tidsplan for afleveringen
- Regler for jeres og andres adgang til afleverede data
Rigsarkivet forpligter sig til at opbevare materialet under optimale og sikre forhold, så data også i fremtiden kan findes og bruges.
Retsgrundlaget for afleveringsaftalen findes i Arkivlovens kapitel 11 om private arkivalier.
Adgang til jeres data
I kan gratis bestille enkeltopslag i jeres afleverede data. Læs mere om enkeltopslag her.
Det fremgår af afleveringsaftalen, hvem der kan få adgang og hvornår. I bestemmer selv, om andre må få adgang til jeres data.
Arkivloven har regler for adgang til offentlige data, som vi anbefaler at I bruger, når I skal fastsætte regler for adgang til jeres data. I kan også beslutte at I vil høres, hvis fx en forsker ønsker adgang. Høringsparten kan være enten jer selv, en fysisk person, en juridisk person eller en anden myndighed.