Aflever IT-systemer fra kommune og region

Kommuner og regioner skal aflevere bevaringsværdige data fra it-systemer til et offentligt arkiv.

Arkiveringsversioner skal være i et bestemt teknisk format. Derfor skal I kende og følge bekendtgørelse 128 uanset hvor I afleverer.

Rigsarkivet Se lovgivning og vejledning om aflevering af it-systemer

Hvad skal du aflevere?

Kommuner og regioner skal aflevere arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares. Arkivalierne skal afleveres til et offentligt arkiv.

Rigsarkivet udsteder bekendtgørelser, der beskriver hvilke af kommunens eller regionens it-systemer og papirarkivalier, der skal bevares og afleveres.

Se bekendtgørelserne om bevaring og kassation af kommunens it-systemer

Se bekendtgørelserne om bevaring og kassation af regionens data

I skal aflevere bevaringsværdige data fra et it-system som en arkiveringsversion. De tekniske krav til arkiveringsversioner fremgår i bekendtgørelse 128 af 12. februar 2020 om arkiveringsversioner. Læs bekendtgørelse 128 på Retsinformation.

Derudover vil der være yderligere informationer om den specifikke aflevering i afleveringsbestemmelsen. Det er derfor vigtigt, at I sætter jer ind i begge inden afleveringen.

Hvor skal du aflevere

I skal aflevere bevaringsværdig data til et offentligt arkiv. Det kan enten være Rigsarkivet eller et offentligt arkiv, som er oprettet af én eller flere kommuner med henblik på at opbevare og stille kommunale arkivalier til rådighed. Det kaldes også et §7 arkiv.

Læs mere om oprettelse af offentlige arkiver

Når I afleverer arkivalier til et offentligt §7 arkiv skal I bruge et arkiveringsversions-ID, som I skal have udleveret af Rigsarkivet.

Læs mere om arkiveringsversionsID’er, og hvordan I får dem udleveret

Prisoverslag og vederlag

Kommunale og regionale myndigheder kan aflevere bevaringsværdige data fra it-systemer til Rigsarkivet mod betaling af vederlag til dækning af arkivets omkostninger. Når I afleverer til Rigsarkivet, overtager vi ansvaret for at opbevare dem og stille dem til rådighed for borgere, myndigheder og forskere. Derefter vil I ikke have yderligere udgifter til at opfylde jeres forpligtelser på området.

På siden Pris og vederlag for aflevering til Rigsarkivet kan du læse om:

Vederlag for aflevering af it-systemer og papirarkivalier
Beregning af prisestimat
Download beregningsmodellen
Brug af eksterne leverandører

Accept af vederlag

Når I sender blanketten, som I finder nedenfor, accepterer I, at Rigsarkivet opkræver vederlag for opgaven.

Afleveringsforløb

1

Udfyld blanket

I udfylder nedenstående blanket og vi kontakter jer om det kommende samarbejde.

2

Skal I bruge leverandør

I kan få hjælp fra en it-leverandør til jeres aflevering. I leverandørlisten kan I se leverandører, der tidligere har fået godkendt en aflevering.

3.

Indhold og tidsplan

Rigsarkivet udsteder en afleveringsbestemmelse efter aftale med jer.

4

Lav og test arkiveringsversion

I eller jeres leverandør laver en arkiveringsversion. Test den med Rigsarkivets testværktøj ADA.

5

Aflevering og godkendelse

I afleverer jeres arkiveringsversion til Rigsarkivet. Se hvordan nedenfor. Rigsarkivet tester og godkender jeres arkiveringsversion.

6

I modtager faktura

I får en opkrævning på det beregnede vederlag.

Det skal arkiveringsversionen overholde

Kravene til arkiveringsversionen er beskrevet i afleveringsbestemmelsen og bekendtgørelse 128. Derudover vil der være yderligere informationer om den specifikke aflevering i afleveringsbestemmelsen. Det er derfor vigtigt, at I sætter jer ind i begge inden aflevering.

Læs mere på siden Aflever it-systemer fra kommune og region

Læs bekendtgørelse nr. 128 af 12. februar 2020 på Retsinformation.

Download Rigsarkivets vejledning til bekendtgørelse nr. 128

Udfyld blanket

Åbn blanket og aflever arkiveringsversion til Rigsarkivet

Aflevering af arkiveringsversioner til Rigsarkivet

Arkiveringsversioner kan afleveres fysisk eller over nettet. Se gældende regler og begrænsninger.

Forlængelse af tilgængelighedsfrister

Myndigheder kan i forbindelse med aflevering af data fra it-systemer forlænge fristen for, hvornår data – efter arkivlovens almindelige bestemmelser – bliver frit tilgængelige for offentligheden (kaldet tilgængelighedsfrist)

I denne vejledning finder I en beskrivelse af mulighederne for forlængelse af tilgængelighedsfristen samt et skema som I skal udfylde, hvis I ønsker ændringer. Skemaet skal du sende til anmeldelse@rigsarkivet.dk

Læs mere her:

Vejledning og skema (1 skema).

Hvis I har behov for mere end ét skema, så kan I anvende denne version med fem skemaer – eller kontakte jeres kontaktperson i Rigsarkivet, der står for jeres aflevering:

Vejledning og skema (5 skemaer).

Viden og værktøjer til dig, der skal aflevere

Lovgivning og vejledning om aflevering af it-systemer

Lovgivning og vejledning der vedrører afleveringen af offentlige myndigheders it-systemer

Systemer og værktøjer

Find de systemer og værktøjer, som anvendes ved aflevering af IT-systemer

Aflevering af arkiveringsversioner til Rigsarkivet

Arkiveringsversioner kan afleveres fysisk eller over nettet. Se gældende regler og begrænsninger.

Bevar og kassér kommunens it-systemer

Rigsarkivet og kommunale parter har udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation af kommunale data

Bevar og kassér regionens data

Rigsarkivet og Danske Regioner har udarbejdet bestemmelser om bevaring og kassation af it-systemer og papirarkivalier

GDPR og aflevering til arkiv

Offentlige myndigheder skal fortsat aflevere persondata, som Rigsarkivet har bestemt til bevaring. Alle former for persondata kan ifølge § 14 i Databeskyttelsesloven afleveres til arkiv efter reglerne i arkivloven. Data skal arkiveres, før der foretages sletningskørsler.

Enkeltpersoners oplysninger kan undtages fra arkivering, såfremt personen aktivt har frabedt sig, at deres data bliver arkiveret. Når data er afleveret, kan myndigheden få adgang til data i Rigsarkivet efter arkivlovens bestemmelser. Dette kan indbefatte høring af Datatilsynet om samtykke.