Aflever IT-systemer fra kommune og region

Aflever IT-systemer fra kommune og region

Kommuner og regioner skal aflevere bevaringsværdige data fra it-systemer til et offentligt arkiv.

alt
Arkiveringsversioner skal være i et bestemt teknisk format. Derfor skal I kende og følge bekendtgørelse 128 uanset hvor I afleverer.
Rigsarkivet Se lovgivning og vejledning om aflevering af it-systemer

Hvad skal du aflevere?

Kommuner og regioner skal aflevere arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som skal bevares. Arkivalierne skal afleveres til et offentligt arkiv.

 

Rigsarkivet udsteder bekendtgørelser, der beskriver hvilke af kommunens eller regionens it-systemer og papirarkivalier, der skal bevares og afleveres.

 

Se bekendtgørelserne om bevaring og kassation af kommunens it-systemer

 

Se bekendtgørelserne om bevaring og kassation af regionens data

 

I skal aflevere bevaringsværdige data fra et it-system som en arkiveringsversion. De tekniske krav til arkiveringsversioner fremgår i bekendtgørelse 128 af 12. februar 2020 om arkiveringsversioner. Læs bekendtgørelse 128 på Retsinformation.

 

Derudover vil der være yderligere informationer om den specifikke aflevering i afleveringsbestemmelsen. Det er derfor vigtigt, at I sætter jer ind i begge inden afleveringen.

Hvor skal du aflevere

I skal aflevere bevaringsværdig data til et offentligt arkiv. Det kan enten være Rigsarkivet eller et offentligt arkiv, som er oprettet af én eller flere kommuner med henblik på at opbevare og stille kommunale arkivalier til rådighed. Det kaldes også et §7 arkiv.

 

Læs mere om oprettelse af offentlige arkiver

 

Når I afleverer arkivalier til et offentligt §7 arkiv skal I bruge et arkiveringsversions-ID, som I skal have udleveret af Rigsarkivet.

 

Læs mere om arkiveringsversionsID’er, og hvordan I får dem udleveret

GDPR og aflevering til arkiv

Offentlige myndigheder skal fortsat aflevere persondata, som Rigsarkivet har bestemt til bevaring. Alle former for persondata kan ifølge § 14 i Databeskyttelsesloven afleveres til arkiv efter reglerne i arkivloven. Data skal arkiveres, før der foretages sletningskørsler.

 

Enkeltpersoners oplysninger kan undtages fra arkivering, såfremt personen aktivt har frabedt sig, at deres data bliver arkiveret. Når data er afleveret, kan myndigheden få adgang til data i Rigsarkivet efter arkivlovens bestemmelser. Dette kan indbefatte høring af Datatilsynet om samtykke.