Tilgængelighedsfrister på arkivalier

Tilgængelighedsfrister på arkivalier

Nogle arkivalier er beskyttet af en særlig tilgængelighedsfrist. Se hvilke oplysninger, der er beskyttet, og se frister for de mest benyttede typer af arkivalier.

alt

Om tilgængelighedsfrister

Arkivalier, der er afleveret til Rigsarkivet, er almindeligvis tilgængelige, når de er 20 år gamle.

 

For nogle arkivalier gælder der dog længere tilgængelighedsfrister. Reglerne for tilgængelighed er fastsat i Arkivloven og skal beskytte private og andre fortrolige oplysninger.

 

Læs Arkivloven på Retsinformation.dk

 

Bemærk, at der kan være aftalt særlige tilgængelighedsregler for private arkiver, der er afleveret til Rigsarkivet. Læs mere om privatarkiver i afsnittet “Tilgængelighedsfrister på udvalgte arkivalier” nedenfor.

Søg om tilladelse til at se arkivalier

Du har mulighed for at søge om tilladelse til at se arkivalier, der er omfattet af tilgængelighedsfrister.

 

Gå til at søge om tilladelse til at se arkivalier

Særlig ret til at se oplysninger om dig selv

Du har som hovedregel ret til at se oplysninger om dig selv, der findes i Rigsarkivet.

 

Gå til at bestille oplysninger om dig selv

Oplysninger om enkeltpersoners private forhold – frist på 75 år

Sager med oplysninger om enkeltpersoners private forhold er beskyttet af en tilgængelighedsfrist på 75 år uanset hvilken sammenhæng, oplysningerne optræder i. Reglen findes for at beskytte privatlivets fred.

 

Til private forhold regnes bl.a. oplysninger om:

  • Økonomi
  • Race
  • Religion
  • Politiske og foreningsmæssige forhold
  • Strafbare forhold
  • Helbredsforhold
  • Seksuelle forhold
  • Sociale forhold

Individuelt fastsatte frister

I visse tilfælde kan den almindelige tilgængelighedsfrist på 20 år være forlænget af andre grunde end hensynet til privatlivets fred.

 

Det gælder oplysninger, hvor der skal tages særlige hensyn, fx:

  • Statens sikkerhed og rigets forsvar. Der er typisk en frist på 60 år.
  • Rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser. Der kan være en frist på 30 år og opefter.
  • Sager vedrørende Kongehuset fx i Udenrigs- eller Forsvarsministeriets arkiver. Der er en frist på 100 år
  • Indretning af bygninger (bygningstegninger), der i dag anvendes af domstole, politi og kriminalforsorg. Der er en frist på 250 år.

Arkivskaberen kan forlænge frister efter drøftelse med Rigsarkivet. Længere frist end 60 år kan fastsættes efter forhandling med Kulturministeren.

Tilgængelighedsfrister for udvalgte arkivalier

Fortrolige oplysninger kan forekomme i alle arkivalier. Det er derfor ikke muligt at opstille en fuldstændig oversigt over sager, der har en tilgængelighedsfrist. Denne oversigt omtaler arkivalier, der erfaringsmæssigt er blandt de mest benyttede.

 

Klik på et emne nedenfor for at se tilgængelighedsfristen for arkivalierne.

Åbn tilgængelighedsfrister

Borgerlige ægteskabsbøger og prøvelsesbøger er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 50 år.

Brandforsikringsarkiver er frit tilgængelige.

 

Der kan dog være særlige tilgængelighedsbestemmeler vedr. enkelte private brandforsikrings- og kreditselskaber.

Stambøger, klientsager, patient journaler med mere indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Oplysninger om uafsluttede og afsluttede eksaminer er oplysninger om enkeltpersoners private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

 

Til brug for jubilæumsarrangementer kan der mod betaling laves en udskrift af klasselister eller lignende. Udskriften indeholder navn og fødselsdato, men du kan ikke få oplysninger om andres eksamensresultater.

 

Oplysningerne findes typisk i kommunale arkiver, i uddannelsesinstitutionernes egne arkiver og i Undervisningsministeriets arkiv.

Tilgængelighedsfristerne for myndighedsdata i form af digitalt skabte data er fastsat i arkivlovens kapitel 6. Der er ikke forskel på digitalt skabte arkivalier og papirarkivalier, for så vidt angår tilgængelighedsfrister.

 

Arkivalierne skal være 20 år gamle, før de er umiddelbart tilgængelige. Hvis arkivalierne rummer oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er fristen 75 år.

 

Digitalt skabte data, som er yngre end 20 år, er ikke umiddelbart tilgængelige. Rigsarkivaren kan med den afleverende myndigheds samtykke give dispensation til benyttelse.

 

Indeholder digitalt skabte data oplysninger om enkeltpersoners private forhold, skal rigsarkivaren indhente samtykke til dispensation hos Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen, indtil 75 års fristen er udløbet.

 

Den samlede sagsbehandlingstid kan, hvor der skal indhentes samtykke, udgøre 60 dage. Medgår der længere tid, vil ansøgeren blive underrettet, jf. arkivlovens §§ 36-38.

 

Læs mere om myndighedsdata – digitalt skabte data

Familieretslige sager indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

 

Eksempler på familieretslige sager:

  • Adoptionssager
  • Faderskabssager
  • Separations- og skilsmissesager
  • Sager vedr. forældremyndighed
  • Sager vedr. samkvemsret

Familieretslige sager findes typisk i amtsarkiverne, statsamternes arkiver samt i skifteretternes og Justitsministeriets arkiv.

Folkeregistre indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Folketællinger indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

 

Hvis formålet er slægtsforskning, kan du benytte folketællingerne 1950-1970 efter speciel tilladelse. Speciel tilladelsen kan søges på læsesalen. Ansøgningen behandles med det samme.

 

Hvis formålet er et andet end slægtsforskning, skal du søge om tilladelse på almindelig vis.

Dele af Forsvarsministeriets arkiv er omfattet af individuelt fastsatte tilgængelighedsfrister – typisk frister på 60 år.

 

De særlige frister er fastsat for at beskytte statens sikkerhed eller rigets forsvar.

Se Personregistre, sønderjyske

Jordemoderprotokoller indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Godsarkiver er privatarkiver, og godsejeren bestemmer tilgængelighedsreglerne. Det vil sige, at der findes individuelt fastsatte frister for hvert arkiv.

 

Som regel kan store dele af godsarkiverne frit benyttes. Nyere dele af godsarkiverne og udvalgte dele kan være omfattet af særlige frister.

Sager om indfødsret (statsborgerskab) i indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

Kirkebøger efter 1925 kan indeholde cpr-numre og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 100 år.

 

Hvis kirkebogen er mere end 50 år gammel eller er mere end 10 år gammel og kun indeholder døde, kan den benyttes efter speciel tilladelse. Speciel tilladelsen kan søges på læsesalen. Ansøgningen behandles med det samme.

 

Hvis du ønsker at se øvrige kirkebøger, der er mindre end 50 år, skal du søge om tilladelse på almindelig vis.

Kongehusets arkiv er et privatarkiv. Regler for adgang til kongehusets arkiv fastsættes af den regerende konge eller dronning.

 

Der gælder følgende regler:

  • Christian VII og ældre konger: frit tilgængeligt
  • Frederik VI, Christian VIII og Frederik VII: du skal søge om tilladelse ved skriftlig ansøgning til Rigsarkivet.
  • Christian IX, Frederik VIII og Christian X: du skal søge om tilladelse ved skriftlig ansøgning til Rigsarkivet, der sender ansøgningen videre til kabinetssekretæren på Amalienborg.

Lægdsruller/stambøger indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

 

Bemærk at lægdsruller, der har udskrivningskredsene som arkivskaber, indeholder oplysninger i op til 15 år efter lægdsrullens datering. Tilgængelighedsfristen på 75 år gælder fra lægdsrullens slutår.

Protokoller for afgiftsberigtigede og afgiftsfritagne motorkøretøjer skal være 20 år gamle før de er tilgængelige. Det betyder at samtlige protokoller afleveret til Rigsarkivet frit kan benyttes på arkivets læsesale.

Se under privatarkiver

Personalesager indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

 

Sagerne findes i alle typer af arkiver.

Vielsesregistre

Er frit tilgængelige indtil 1925, hvor registreringen ophørte. De findes på Arkivalieronline.

Dødsregistre

Er frit tilgængelige indtil 1977. Dødsbiregistre yngre end 1977 er ikke afleveret. De findes på Arkivalieronline indtil 1960.

Fødselsbiregistre

Er frit tilgængelige, når de er 75 år gamle. På Arkivalieronline er de dog frit tilgængelige frem til og med 1960, idet sider med særlig personfølsomme oplysninger ikke vises.

Arkivlovens regler gælder ikke for privatarkiver. Det er den person, der afleverer et privatarkiv til Rigsarkivet, der bestemmer tilgængelighedsreglerne.

 

Ofte vælger den pågældende fristerne i arkivloven om oplysninger om enkeltpersoners private forhold. Det betyder, at fristen er 75 år. Bemærk, at for privatarkiver afleveret før 2003, er fristen som regel 80 år.

 

I andre tilfælde giver arkivskaberen (eller dennes efterkommere) tilladelse til at benytte arkivet. I disse tilfælde skal du selv indhente tilladelsen hos arkivskaberen.

 

De individuelt fastsatte frister fremgår af arkivdatabasen Daisy (gælder indtil videre kun RA).

 

Søg på arkiver i Daisy

Privatarkiver kan være omfattet af ophavsret

Du skal endvidere være opmærksom på, at privatarkiver (og arkivalier i håndskriftsamlingen) kan være omfattet af lov om ophavsret. Ophavsretten har blandt andet betydning, hvis du vil offentliggøre og gengive private personers arkiver, der er afleveret til Rigsarkivet.

 

Materiale i privatarkiver, der er beskyttet af ophavsret må ikke kopieres, og evt. fotografier må ikke viderebringes uden tilladelse fra den, der har ophavsretten.

 

Ophavsretten beskytter den eneret, en ophavsmand (fx forfatter eller brevskriver) eller dennes arvinger har til værk. Den ophavsretslige beskyttelse gælder 70 år efter ophavsmandens død.

Retssager, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

 

Oplysningerne findes i politimyndighedernes og i domstolenes arkiver.

Sager vedrørende strafferetsplejen, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold, er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år. Andre straffesager er tilgængelige efter 20 år.

 

Med til sager vedr. strafferetspleje regnes materiale om:

  • efterforskning
  • anklage
  • domfældelse
  • fuldbyrdelse af straf
  • benådning

Oplysninger af en sådan karakter findes i politimyndighedernes, i anklagemyndighedernes og i domstolenes arkiver samt i Kriminalforsorgens og Justitsministeriets arkiver.

 

Du kan søge tilladelse til se straffesager. Ansøgninger vedrørende sager, der falder under strafferetsplejen og er yngre end 50 år, skal sendes i høring hos den afleverende myndighed. Myndigheden skal svare senest én måned efter, den har modtaget ansøgningen.

Skifteprotokoller, skiftesager og testamenter indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold. De er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

 

Skiftearkivalier og testamenter, der er mellem 50 og 75 år kan benyttes efter speciel tilladelse. Speciel tilladelsen kan søges på læsesalen. Ansøgningen behandles med det samme.

 

Hvis du ønsker at se skiftearkivalier, der er mindre end 50 år, skal du søge om tilladelse på almindelig vis.

Søgemidler rummer den henvisning, som gør det muligt at identificere og fremfinde en sag i et arkiv. De er i reglen udarbejdet af den afleverende myndighed selv.

 

Eksempler på søgemidler:

  • Navneregistre og –kartoteker
  • Emneregistre og –kartoteker
  • Journalplaner
  • Journaler
  • Saglister

Tilgængelighedsfristen afhænger af, hvilke oplysninger, der findes i søgemidlerne. Fristen fastsættes efter en individuel vurdering.

  • Søgemidler uden oplysninger om enkeltpersoners private forhold: frist på 20 år.
  • Søgemidler med oplysninger om enkeltpersoners private forhold: frist på 75 år.
  • Søgemidler med andre fortrolige oplysninger: individuelle frister.

Du kan få en speciel tilladelse til at se søgemidler med henblik på at identificere de arkivalier, som du ønsker at se. Speciel tilladelsen kan søges på læsesalen. Ansøgningen behandles med det samme.

Testamenter er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.

 

Testamenter der er mellem 50 og 75 år kan benyttes efter speciel tilladelse. Speciel tilladelsen kan søges på læsesalen. Ansøgningen behandles med det samme.

 

Hvis du ønsker at se testamenter, der er mindre end 50 år, skal du søge om tilladelse på almindelig vis.

Tinglyste dokumenter, skøde- og panteprotokoller er frit tilgængelige.

Dele af Udenrigsministeriets arkiv er omfattet af individuelt fastsatte tilgængelighedsfrister.

 

De særlige frister er fastsat for at beskytte rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, herunder forholdet til fremmede magter eller mellemfolkelige organisationer.

 

Et særligt katalog over de fristforlængede sager findes på læsesalen på Rigsarkivet, København.

Sager om ophold i Danmark – kaldet udlændingesager eller blot “udl. sager” – findes i Tilsynet med Udlændinges arkiv (nu: Udlændingeservices arkiv) indeholder oplysninger om enkeltpersoners private forhold og er omfattet af en tilgængelighedsfrist på 75 år.