Anmeld ressortændringer

Når myndigheder afgiver eller modtager sagsområder/ressortområder fra andre myndigheder, følger sager, registreringer og it-systemer som oftest med.

Statslige myndigheder skal indberette ressortændringer til Rigsarkivet:

• Modtagende myndighed skal indberette overførsel af arkivalier fra andre statslige eller fra kommunale myndigheder.
• Afgivende myndighed skal indberette en påtænkt overførsel af arkivalier til kommunale myndigheder. Bemærk, at I skal indberette overførsel af arkivalier til kommunale myndigheder før overførslen finder sted.
• Afgivende myndighed skal indberette udlån af statslige arkivalier til private.

Indberetningspligten fremgår af cirkulære nr. 195 om myndigheders indberetning til Statens Arkiver.

Læs cirkulære nr. 195 på Retsinformation.

For it-systemer skal I indberette følgende:

• Overførsel af hele it-systemer fra én myndighed til en anden myndighed.
• Overførelse/konvertering af data/dokumenter til produktion/videre bearbejdning. Bemærk, at Rigsarkivet skal godkende konverteringer.

I skal ikke indberette overførsel af data i form af udtræk (kopi). I må ikke slette den data, som er omfattet af udtrækket, fra jeres systemer uden Rigsarkivets bemyndigelse.

I skal anmelde væsentlige ændringer i registreringssystematik og anvendelsesområde fx i forbindelse med ressortomlægninger. Anmeldelsen skal ske i henhold til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer.

Læs mere om anmeldelse og godkendelse af it-systemer.

For papirarkivalier skal følgende indberettes:

• Overførsel af originale papirarkivalier.
• Udlån af originale papirarkivalier til private (herunder selvejende) institutioner.

I skal ikke indberette udlån til andre offentlige myndigheder og udlevering af kopier af papirarkivalier.

Rigsarkivet har samlet ti gode råd til at håndtere ressortændringer.

Åben blanket og indberet overførsel af IT-systemer til anden myndighed

Åben blanket og indberet overførsel af papirarkivalier til anden myndighed