Anmeld ressortændringer

Rigsarkivet opfordrer departementer og styrelser ol., der er påvirket af ressortomlægninger, til snarest at kontakte Rigsarkivet med henblik på et møde. På mødet vil vi sammen drøfte, hvilke ændringer der er tale om og håndtering heraf, fx anmeldelse af nye it-systemer og flytning af systemer mellem myndigheder. Formålet med mødet er at sikre den nødvendige dokumentation i overgangsperioden og efterfølgende, og dermed undgå at vigtig dokumentation går tabt, eller at I senere skal foretage en oprydnings- og dokumentationsindsats. Endvidere skal det aftales hvilken myndighed, som har forpligtelsen til at aflevere data i overførte systemer.

Opgaver og opmærksomhedspunkter umiddelbart efter en ressortændring:

• Kontakt Rigsarkivet og aftal et indledende møde om jeres ressortændringer, herunder it-systemer og kommende anmeldelser (mail@rigsarkivet.dk).
• Afklar med det samme, hvilket ESDH-system I anvender i overgangsperioden, uanset om det er et nyt eller eksisterende ESDH-system. I den forbindelse opfordrer vi til at oprette en basal registreringssystematik i form af en minimumsjournalplan og -instruks. Journalplanen kan efterfølgende udbygges.
• Hvis der oprettes nye institutioner, som er underlagt arkivloven, så skal de eller det ansvarlige departement kontakte Rigsarkivet (mail@rigsarkivet.dk).  Vi vejleder den nye institution om arkivmæssige forpligtelser.
• Styrelser ol. skal være opmærksomme på fagsystemer: Skab jer hurtigst muligt et overblik over jeres it-systemer med fokus på ændringer, fx nye systemer og systemer, der tages ud af brug. Overvej hvordan I sikrer en overskuelig dokumentation af ændringerne, herunder modtagende og afgivende myndigheder. Kontakt Rigsarkivet før I splitter data/systemer op for at arbejde videre i dem.
• Hvis I har spørgsmål, så kontakt os på: anmeldelse@rigsarkivet.dk

Når myndigheder afgiver eller modtager sagsområder/ressortområder fra andre myndigheder, følger sager, registreringer og it-systemer som oftest med.

Statslige myndigheder skal indberette ressortændringer til Rigsarkivet:

• Modtagende myndighed skal indberette overførsel af arkivalier fra andre statslige eller fra kommunale myndigheder.
• Afgivende myndighed skal indberette en påtænkt overførsel af arkivalier til kommunale myndigheder. Bemærk, at I skal indberette overførsel af arkivalier til kommunale myndigheder før overførslen finder sted.
• Afgivende myndighed skal indberette udlån af statslige arkivalier til private.

Indberetningspligten fremgår af cirkulære nr. 195 om myndigheders indberetning til Statens Arkiver.

Læs cirkulære nr. 195 på Retsinformation.

For it-systemer skal I indberette følgende:

• Overførsel af hele it-systemer fra én myndighed til en anden myndighed.
• Overførelse/konvertering af data/dokumenter til produktion/videre bearbejdning. Bemærk, at Rigsarkivet skal godkende konverteringer.

I skal ikke indberette overførsel af data i form af udtræk (kopi). I må ikke slette den data, som er omfattet af udtrækket, fra jeres systemer uden Rigsarkivets bemyndigelse.

I skal anmelde væsentlige ændringer i registreringssystematik og anvendelsesområde fx i forbindelse med ressortomlægninger. Anmeldelsen skal ske i henhold til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer.

Læs mere om anmeldelse og godkendelse af it-systemer.

For papirarkivalier skal følgende indberettes:

• Overførsel af originale papirarkivalier.
• Udlån af originale papirarkivalier til private (herunder selvejende) institutioner.

I skal ikke indberette udlån til andre offentlige myndigheder og udlevering af kopier af papirarkivalier.

Åben blanket og indberet overførsel af IT-systemer til anden myndighed

Åben blanket og indberet overførsel af papirarkivalier til anden myndighed